Nuestros Servicios Empresariales
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Elaboración de Contratos de Trabajo en Bogotá
Un contrato de trabajo bien redactado es la base de cualquier relación laboral bien estructurada. Elaboramos contratos que cuidan los intereses de tu empresa respetando plenamente los derechos del trabajador. Contamos con distintas modalidades de contrato según tu necesidad: a término fijo (desde 1 mes hasta 3 años renovables), a término indefinido, por obra o labor (para proyectos concretos), de aprendizaje SENA (para formar aprendices), de teletrabajo según la Ley 1221 de 2008 y de prestación de servicios.
Cada contrato incluye las cláusulas obligatorias que ordena la ley: identificación de las partes, objeto, salario y forma de pago, jornada, lugar de trabajo y duración. A ello agregamos cláusulas estratégicas que protegen a tu empresa: de confidencialidad para la información sensible, de no competencia para evitar que los trabajadores se lleven clientes a la competencia, de exclusividad cuando proceda y de propiedad intelectual para que las creaciones del trabajador queden en poder de la empresa.
Revisamos los contratos vigentes para identificar errores comunes que dejan vulnerable a la empresa frente a demandas: cláusulas ilegales (no permitidas), responsabilidades poco claras, zonas de exclusividad indefinidas y descripciones de funciones ambiguas. Nuestros contratos se redactan en un lenguaje claro que previene malentendidos, se ajustan a la jurisprudencia laboral vigente y protegen al máximo tus intereses.
Al emplear contratos bien elaborados, reduces de forma notable el riesgo de demandas por despido injustificado, las controversias sobre la naturaleza de la relación (contratista vs empleado) o los conflictos por el alcance de las funciones. Asimismo, simplifican el manejo de las terminaciones, pues los términos quedan claros y posibilitan una desvinculación ordenada y sin sorpresas legales.
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Reglamento Interno de Trabajo en Bogotá
El Reglamento Interno de Trabajo es obligatorio para toda empresa con 5 o más trabajadores en el sector comercio, o 10 o más en el sector industrial, conforme al artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo. Sin embargo, muchas empresas de Bogotá operan sin reglamento o con uno desactualizado que ya no se ajusta a su funcionamiento actual. Carecer de reglamento deja a tu empresa vulnerable ante sanciones de la Inspección del Trabajo y demandas de trabajadores por ausencia de claridad normativa.
Un reglamento interno bien elaborado establece con exactitud: horarios y jornadas laborales, turnos cuando corresponda, régimen de descansos y permisos, trámites para pedir permisos y su duración máxima admitida, escalas salariales por cargo, procedimientos disciplinarios (desde la amonestación verbal hasta el despido), faltas graves que justifican el despido inmediato, derechos de los trabajadores, obligaciones del empleador, política de acoso laboral y convivencia, Comité de Convivencia Laboral y causales de terminación del contrato.
El reglamento necesita la aprobación del Ministerio del Trabajo antes de entrar en vigor. Nosotros redactamos uno a la medida de tu empresa (según el sector, el tamaño y el tipo de operaciones), lo radicamos ante el Ministerio para su aprobación y formamos a tu personal sobre su contenido. Un buen reglamento es una poderosa herramienta defensiva: al disciplinar a un trabajador tienes por escrito la norma que infringió y, al despedir, puedes acreditar la justa causa apoyándote en él.
Además de la exigencia legal, un buen reglamento construye una cultura organizacional clara, disminuye los conflictos internos porque todos saben qué esperar, favorece una operación consistente y blinda a tu empresa frente a reclamaciones. El Comité de Convivencia Laboral que ordena la ley (paritario: igual número de trabajadores que de empleador) funciona mejor cuando existe un reglamento claro que define responsabilidades y procedimientos.
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Liquidación de Prestaciones Sociales para Empresas en Bogotá
Liquidar bien las prestaciones sociales es una obligación legal ineludible que expone a las empresas a demandas costosas cuando el cálculo es erróneo. Las prestaciones sociales comprenden: cesantías (equivalentes a 1 mes de salario por cada año completo trabajado, o en proporción), intereses sobre cesantías (12% anual sobre el saldo de cesantías), prima de servicios (½ mes de salario por cada semestre completo trabajado, o proporcional), vacaciones (15 días hábiles anuales pagados, o prorrateados) y, en algunos casos, dotación o auxilio de cesantía según el sector.
Los errores de cálculo son numerosos: olvidar complementos salariales en la base, no incluir el salario integral cuando aplica, calcular mal los proporcionales de empleados que no cumplieron años, excluir los periodos de incapacidad remunerada o equivocar la fórmula de las cesantías. Un error del 10% en el cálculo de 10 empleados puede convertirse en adeudos de millones de pesos si no se corrige a tiempo. Cuando un empleado demanda por una liquidación incorrecta, debe pagarse la diferencia más intereses moratorios.
Formamos al personal administrativo de tu empresa en el cálculo correcto de las prestaciones sociales, o podemos asumir directamente el cálculo y el pago con nuestros propios sistemas. Auditamos los historiales de liquidaciones ya realizadas para verificar si hay errores acumulados que requieran corrección inmediata. Preparamos al empleador para pagar las liquidaciones de forma clara y documentada, evitando discusiones futuras.
La tranquilidad de saber que tus liquidaciones son 100% correctas según la ley no tiene precio: reduces el riesgo de demandas, evitas problemas con las autoridades del trabajo y mantienes buenas relaciones con quienes se retiran sabiendo que recibieron sus prestaciones completas. En este campo la precisión no acepta concesiones.
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Defensa ante UGPP en Bogotá
La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) es la entidad que audita a las empresas para verificar que cumplan con los aportes a seguridad social, fondos privados de pensiones, cajas de compensación, ICBF, SENA y demás obligaciones parafiscales. Una auditoría de la UGPP a tu empresa puede surgir por denuncia de trabajadores, muestreo aleatorio, investigación por inconsistencias en los reportes o seguimiento a adeudos ya identificados. Estas auditorías pueden terminar en multas elevadas, actas de hallazgo y la obligación de pagar aportes atrasados más intereses.
El procedimiento usual es el siguiente: la UGPP remite un "requerimiento de información" solicitando documentación de nóminas, aportes realizados, declaraciones y contratos. Luego analiza y, si detecta deuda, puede expedir una "liquidación oficial". Si no estás de acuerdo con ella, puedes presentar recursos de reconsideración. Si el desacuerdo continúa, el caso puede derivar en cobro coactivo o sanción. En este proceso la defensa estratégica es fundamental: un recurso bien sustentado puede anular o rebajar de manera significativa la liquidación.
Nuestro equipo tiene experiencia en defensa ante la UGPP. Estudiamos a fondo cada señalamiento, verificamos si hay errores metodológicos en sus cálculos y preparamos descargos técnicos que impugnan la auditoría cuando carece de sustento. La UGPP suele equivocarse: ignora aportes ya pagados, impone multas por trámites que la empresa sí realizó o interpreta mal la documentación entregada. Interponemos recursos ante la UGPP y, si es necesario, ante los tribunales administrativos.
También asesoramos en la clasificación de los trabajadores (dependiente vs contratista), un foco habitual de conflicto con la UGPP: si quienes figuraron como contratistas debieron ser empleados, la empresa deberá pagar aportes retroactivos más sanciones. Revisamos la estructura de tu empresa para asegurar que las clasificaciones sean correctas y defendibles frente a una auditoría.
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Asesoría en Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) en Bogotá
El Decreto 1072 de 2015 vuelve obligatorio el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) para todas las empresas en Colombia. Su finalidad es prevenir accidentes y enfermedades laborales, proteger a los trabajadores y cumplir la normativa legal. Implementarlo correctamente reduce accidentes, disminuye las incapacidades, aumenta la productividad y evita demandas por negligencia. No cumplirlo conlleva multas de la Inspección del Trabajo y responsabilidad legal si ocurre un accidente.
Entre los elementos del SG-SST se encuentran: una política de SST clara, la identificación de riesgos a través de una "matriz de riesgos", controles concretos para cada riesgo hallado, un plan de capacitación y entrenamiento del personal, el COPASST (Comité Paritario de Seguridad y Salud), procedimientos de investigación de accidentes, estadísticas de incidentes y auditorías internas periódicas. Muchas empresas redactan los documentos del SG-SST pero no lo implementan realmente: los controles se quedan en el papel, los trabajadores no reciben capacitación y las auditorías no se efectúan.
Colaboramos con R&A Interviniendo Riesgos Laborales para implementar un SG-SST efectivo en tu empresa: realizamos un diagnóstico inicial, construimos la política y la matriz de riesgos a la medida de tu operación, diseñamos controles reales y aplicables, capacitamos al COPASST y a los trabajadores, instalamos un sistema de monitoreo y llevamos a cabo auditorías periódicas con mejora continua. No se trata solo de documentación, sino de una implementación verdadera que protege a tu gente.
Un SG-SST bien implementado es una inversión en la protección de tus trabajadores, en la disminución de costos por incapacidades, en un mejor clima laboral y en el cumplimiento legal. Además, frente a un accidente, tenerlo implementado reduce de manera considerable la responsabilidad legal de la empresa.
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