Diseñamos reglamentos de trabajo conformes a la ley. Procedimientos disciplinarios, Comité de Convivencia, normas claras. Aprobación ante Ministerio del Trabajo.
Consulta Gratuita por WhatsAppEl Reglamento Interno de Trabajo es el documento donde quedan fijadas las normas, los derechos y los deberes del personal dentro de una compañía. Resulta obligatorio para las empresas que tengan 10 o más empleados en el sector industrial, o 5 o más en el sector comercial, de acuerdo con el artículo 104 del Código Sustantivo del Trabajo. Antes de aplicarlo, el reglamento tiene que recibir el aval del Ministerio del Trabajo (la Inspección de Trabajo en Bogotá). Cuando está bien elaborado, protege a la organización porque define con claridad qué se espera del personal, qué conductas están prohibidas, qué trámites se siguen frente a una falta y de qué manera se resuelven los conflictos. En Bogotá hemos acompañado a empresas que afrontaron reclamos de sus trabajadores porque el reglamento no había sido aprobado como correspondía o incluía cláusulas que vulneraban derechos fundamentales.
Los elementos mínimos que el reglamento debe contener son: (1) reglas sobre la modalidad, el tiempo y el sitio de trabajo; (2) remisión a los derechos y obligaciones del empleador y del trabajador según la ley; (3) causas que afectan la disciplina y el procedimiento para sancionar (la progresión disciplinaria); (4) jornada laboral; (5) periodos de descanso y vacaciones; (6) salarios, auxilio de transporte y comisiones; (7) integración y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral; (8) beneficios adicionales, si existen. Asimismo, el reglamento tiene que precisar qué conductas configuran faltas leves, graves y muy graves, junto con sus respectivas sanciones. Una falta leve (por ejemplo, llegar 5 minutos tarde) suele sancionarse con una amonestación. Una falta grave (como abandonar el puesto sin permiso o agredir a un compañero) se castiga con suspensión. Y una falta muy grave (hurto, fraude, violencia grave) acarrea el despido. Es clave que esta progresión sea nítida, coherente y se aplique sin discriminación alguna.
El procedimiento disciplinario interno debe asegurar el derecho de defensa del trabajador. Antes de aplicar una sanción grave o un despido, la empresa tiene que: (1) investigar la falta (sin apoyarse en rumores); (2) comunicar al trabajador los hechos que se le atribuyen; (3) dejar que el trabajador exponga su versión (su defensa); (4) valorar las pruebas; (5) adoptar una decisión motivada. Omitir estos pasos es muy arriesgado tratándose de un despido: si el trabajador demanda alegando despido injustificado y demuestra que no se le investigó ni se le permitió defenderse, el despido se declara injustificado de manera automática. En Bogotá, los juzgados laborales mantienen una jurisprudencia firme: un procedimiento sin garantía de defensa equivale a un despido nulo. Por eso aconsejamos documentar cada fase: acta de investigación, acta de la audiencia donde se le formulan los cargos, respuesta del trabajador, análisis y decisión. Esa documentación puede resultar decisiva si más adelante surge una demanda.
El Comité de Convivencia Laboral es obligatorio en las empresas con 10 o más trabajadores y debe integrarse con 2 representantes del empleador y 2 de los trabajadores. Entre sus funciones figuran: (1) fomentar la salud mental en el entorno laboral; (2) revisar las políticas de prevención del acoso laboral; (3) investigar las denuncias de acoso laboral (según la Ley 1010); (4) hacer seguimiento de los accidentes de trabajo y las enfermedades ocupacionales; (5) recomendar medidas correctivas. El Comité tiene que reunirse al menos una vez al mes y levantar actas de cada sesión. En Bogotá hemos encontrado empresas que cuentan con un Comité solo de nombre, que en la práctica no opera, y eso se convierte en un problema cuando aparece una denuncia de acoso laboral: puede alegarse que la empresa incumplió el procedimiento de investigación. Un Comité que funciona de verdad y está bien documentado representa una protección relevante para la compañía.
El trámite de aprobación del Reglamento ante el Ministerio del Trabajo en Bogotá comprende: (1) redactar el reglamento ajustado a los requisitos legales; (2) radicarlo ante la Inspección de Trabajo de Bogotá con la solicitud de aprobación; (3) la Inspección verifica su conformidad; (4) si formula observaciones, hay que hacer las correcciones; (5) una vez aprobado, se implementa y se da a conocer a los trabajadores. El reglamento debe explicarse al personal y permanecer disponible en un sitio visible. Un reglamento sin aprobación carece de validez: sus cláusulas no sirven para sancionar a nadie. En Bogotá es un error frecuente que las empresas pongan en marcha reglamentos sin contar con la aprobación previa. Nosotros gestionamos todo el proceso, desde la redacción conforme a la ley hasta la radicación ante la Inspección, la obtención del aval y su implementación con el personal. Un reglamento bien redactado y aprobado es una herramienta valiosísima para que la empresa administre la disciplina de forma coherente, documentada y con respaldo legal.
Contactar por WhatsAppSí, cuando cuentas con 10 o más empleados en el sector industrial, o 5 o más en el sector comercial. Así lo dispone el artículo 104 del CST. Si tu empresa no llega a ese número mínimo, tenerlo es opcional. Aun así, recomendamos adoptarlo de todos modos: aporta claridad y respaldo legal incluso con poco personal.
No tiene validez. Los trabajadores pueden cuestionar las sanciones apoyadas en un reglamento sin aprobación, alegando que no se aplicó conforme a la ley. Si demandan por despido y este se sustentó en el reglamento, pero el reglamento no estaba aprobado, el despido puede declararse injustificado. Por eso es importante obtener la aprobación antes de ponerlo en marcha.
No. El derecho de asociación sindical es fundamental y el reglamento no puede restringirlo. El reglamento tampoco puede contener cláusulas que discriminen a los afiliados sindicales ni que entorpezcan las actividades del sindicato; si las incluye, esas cláusulas son nulas. Lo que sí puede prever el reglamento es que las actividades sindicales se desarrollen fuera de la jornada laboral para no afectar la producción.
Sigue este procedimiento: (1) investiga la falta dejando constancia documental; (2) notifica al trabajador indicándole con precisión qué hizo y qué artículo del reglamento infringió; (3) bríndale la oportunidad de defenderse en audiencia; (4) valora su defensa; (5) adopta una decisión motivada; (6) comunícale la sanción por escrito. Ese trámite escrito y documentado será tu respaldo si más tarde se presenta un reclamo.
No. Si tienes 10 o más trabajadores, el Comité es obligatorio y debe figurar en el reglamento con su integración, sus funciones y la frecuencia de sus reuniones. El Comité cobra especial relevancia para investigar las denuncias de acoso laboral (Ley 1010). Sin un Comité que funcione, la empresa queda expuesta a los reclamos por acoso.
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