Defensa especializada ante auditorías de UGPP. Manejo del riesgo, contestación de requerimientos y apelaciones para minimizar las sanciones.
Consulta Gratuita por WhatsAppLa Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es la entidad encargada de fiscalizar a las empresas para verificar que cumplan correctamente sus obligaciones de aporte en pensión, salud, riesgos laborales y parafiscales (SENA, ICBF). De una auditoría de UGPP pueden surgir liquidaciones de obligaciones pendientes, multas y sanciones de cuantías considerables (hasta el 500% del valor adeudado en los casos más graves). En Bogotá, UGPP realiza auditorías con frecuencia, en especial a empresas del comercio con posibles inconsistencias en sus reportes. Nuestra labor es defender a las empresas durante estos procesos: elaboramos respuestas técnicas a los requerimientos, reunimos documentación, refutamos cálculos equivocados y agotamos los recursos hasta la apelación cuando es necesario.
El procedimiento usual transcurre así: (1) UGPP avisa que realizará una auditoría; (2) la empresa recibe la fecha y la notificación de los documentos que se examinarán; (3) los auditores revisan la documentación (nóminas, reportes al SENA, registros de afiliación); (4) UGPP elabora un informe con sus hallazgos; (5) se envía un Requerimiento de Información con un término (normalmente 10 días) para que la empresa responda; (6) frente a desacuerdos, la empresa puede presentar recursos de apelación; (7) se expide la Liquidación de Crédito con las obligaciones pendientes y las sanciones; (8) si el desacuerdo continúa, la empresa puede demandar ante el juzgado contencioso-administrativo. Es un proceso extenso que requiere acompañamiento legal en cada fase.
Entre los hallazgos más comunes de UGPP en empresas de Bogotá figuran: (1) aportes no pagados o pagados parcialmente (la empresa no cubrió los aportes de sus trabajadores); (2) trabajadores no reportados (la persona trabajaba sin estar afiliada a seguridad social); (3) salario mal reportado (se declaró menos del salario real, disminuyendo la base de aporte); (4) desafiaciones indebidas (la empresa dio de baja del registro a un trabajador alegando una terminación, aunque seguía laborando); (5) omisión de beneficiarios o pagos sin soporte. Las sanciones resultantes incluyen: pago del aporte omitido + intereses + multa (entre el 50% y el 500% del aporte según la gravedad). De este modo, una empresa con un incumplimiento de 20 millones en aportes podría enfrentar una multa adicional de entre 10 y 100 millones.
Nuestra estrategia de defensa comienza por identificar el fundamento de cada hallazgo para refutarlo técnicamente. Cuando UGPP sostiene que se adeuda un aporte por un trabajador no reportado, presentamos la prueba de que sí fue reportado (certificado de afiliación, nóminas del mes), mostrando que la entidad trabaja con datos equivocados. Si afirma que el salario reportado fue bajo, mostramos nóminas, comprobantes de pago y el contrato laboral que demuestran el salario real. Cuando se debate si la persona era trabajador o independiente, argumentamos a partir de la naturaleza del acuerdo y de la subordinación. Asimismo impugnamos los cálculos de intereses cuando son incorrectos: en algunas ocasiones UGPP aplica tasas por encima de las legales. En cada apelación, la empresa tiene la posibilidad de aportar nuevas pruebas o argumentos que UGPP no consideró en primera instancia.
En Bogotá hemos defendido exitosamente a varias empresas ante auditorías de UGPP. Algunos casos: una empresa de comercio a la que UGPP imputaba un trabajador no reportado, pero probamos que esa persona era socio/dueño de la firma (no empleado), con lo cual se desestimó el hallazgo; una empresa que años atrás reportó un salario erróneo por un error administrativo, en la que presentamos oportunamente la corrección de nóminas como señal de buena fe y conseguimos reducir las sanciones; y una empresa a la que UGPP le liquidó intereses en exceso sobre el aporte adeudado, donde demostramos con cálculos técnicos que eran injustos y obtuvimos la corrección. Lo fundamental es que cada hallazgo se analiza de manera independiente: algunos son correctos y la empresa debe pagar, otros descansan en bases débiles y pueden refutarse o reducirse. Nuestra función es precisar cuáles se pueden defender y cómo hacerlo con eficacia para aminorar el impacto económico. La inversión en defensa legal durante un proceso de UGPP suele compensarse con la disminución de sanciones y multas.
Contactar por WhatsAppUGPP verifica que las empresas efectúen correctamente los aportes a seguridad social (pensión, salud), riesgos laborales (ARL) y parafiscales (SENA, ICBF). Lo que indaga: trabajadores no reportados, aportes no pagados o cubiertos solo parcialmente, salarios mal reportados, desafiaciones indebidas y falta de documentación. Es un control estatal dirigido a salvaguardar los derechos de los trabajadores y a garantizar que los fondos se recauden debidamente.
La sanción es, principalmente, el pago del aporte adeudado + intereses desde la fecha en que debió pagarse. A esto se agrega una multa que varía según la gravedad: aporte omitido por olvido = multa 50-100%; aporte omitido intencionalmente = multa 200-300%; incumplimiento grave con trabajadores no reportados = multa 300-500%. Un aporte adeudado de 5 millones puede generar una multa adicional de entre 1 y 25 millones.
Las nóminas completas del periodo auditado, los registros de afiliación a seguridad social, los comprobantes de pago de aportes (transferencias, recibos), los contratos de trabajo, las copias de los documentos de identidad de los trabajadores, los soportes de los cambios de salario y la documentación de independientes si los tienes (contratos de prestación de servicios). Mientras más ordenada y sistemática sea tu documentación, mayor será tu protección frente a hallazgos injustificados.
Sí. Tras la emisión de la Liquidación de Crédito de UGPP, puedes presentar recurso de apelación ante la misma UGPP (30 días). Luego, si UGPP la ratifica, puedes demandar ante el Tribunal Administrativo de Cundinamarca para impugnar la legalidad de la liquidación. Es un proceso administrativo y judicial que puede tomar entre 1 y 2 años, pero si tienes la razón, puedes lograr que la liquidación se anule.
Mantén: (1) nóminas completas y claras con salarios correctos; (2) reportes mensuales al SENA de los trabajadores afiliados; (3) comprobantes de pago de aportes realizados a tiempo; (4) contratos de trabajo de todo el personal; (5) procedimientos documentados para los cambios de salario; (6) un registro de trabajadores independientes separado del de los empleados. Un sistema organizado previene hallazgos. Hacemos auditorías preventivas si requieres identificar problemas antes de que lo haga UGPP.
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